Eine gelungene Veranstaltung wirkt von außen betrachtet mühelos. Um dies zu erreichen, müssen in den Stunden vor Beginn Dutzende kleiner Details abgeklärt werden – von den Zugängen über Einweisungen bis hin zu abschließenden Ausrüstungskontrollen –, damit nichts dem Zufall überlassen bleibt, sobald die Gäste eintreffen. Diese Checkliste deckt alles ab, was vor Beginn der Veranstaltung geregelt sein muss, und ist nach Bereichen gegliedert, damit nichts übersehen wird.

Veranstaltungsort und Anfahrt

• Die Zeiten für Auf- und Abbau wurden schriftlich mit dem Veranstaltungsort bestätigt
• Zugänge für Mitarbeiter, Lieferanten und Gäste wurden festgelegt und sind jeweils deutlich beschildert
• Park- und Ladezonen wurden reserviert und allen Lieferanten mitgeteilt
• Alle Genehmigungen und Lizenzen (Alkohol, Lärm, Straßensperrungen) wurden als erteilt bestätigt
• Die Kapazitätsgrenzen des Veranstaltungsortes wurden bestätigt und allen Mitarbeitern am Einlass mitgeteilt
• Schlüssel, Schlüsselanhänger oder Zugangscodes an die richtigen Personen ausgehändigt, mit einem Notfallplan für den Fall, dass jemand seinen verliert

Team und Personal

• Endgültige Personenzahl anhand des Dienstplans bestätigt, mit benannten Ersatzkräften
• Alle Teammitglieder über den Tagesablauf, ihre spezifische Aufgabe und ihren Vorgesetzten informiert
• Uniformen, Ausweise und erforderliche PSA vor Einlass verteilt und überprüft
• Pausenzeiten so festgelegt, dass es zu Spitzenzeiten nie an Personal mangelt
• Für jeden Bereich (Saal, Backstage, Technik) wurde ein zentraler Ansprechpartner benannt, damit Probleme ohne Rätselraten gelöst werden können

Ausstattung und Technik

• AV- und Tontechnik installiert, überprüft und abgenommen
• Stromversorgung an allen erforderlichen Stellen bestätigt, mit Notstromaggregaten oder Ersatzkabeln vor Ort, falls Ausfallgefahr besteht
• Beschilderung aus der Sichtlinie der Gäste angebracht und überprüft,
• Absperrungen und Ausrüstung zur Menschenmengenkontrolle positioniert und anhand des Kapazitätsplans überprüft
• WLAN oder Internetverbindung getestet, sofern Ticketverkauf, Zahlungen oder Kommunikation davon abhängen

Sicherheit und Einhaltung von Vorschriften

• Notausgänge überprüft, entriegelt und frei von Hindernissen
• Erste-Hilfe-Ausrüstung vor Ort bestätigt, deren Standort allen Mitarbeitern mitgeteilt
• Sicherheitspersonal über Kapazitätsgrenzen, verbotene Gegenstände und Eskalationsverfahren unterrichtet
• Risikobewertung am Veranstaltungstag erneut überprüft
• Notfallkontaktliste ausgedruckt und von jedem Teamleiter aufbewahrt

Gasterlebnis

• Das Registrierungs- oder Ticketingsystem wurde durchgehend getestet, einschließlich der Vorgehensweise bei verlorenen Tickets, Namensänderungen und verspäteten Umbuchungen
• Garderobe und Aufbewahrungsmöglichkeiten wurden bestätigt und sind mit Personal besetzt
• Barrierefreie Zugänge sind vorhanden und wurden überprüft, einschließlich stufenfreier Zugänge und aller im Voraus angeforderten Anpassungen
• Beschilderung und Wegweiser wurden vom Gästeeingang aus rückwärts überprüft
• Das Personal im Gästebereich wurde eingewiesen, damit der erste Kontakt mit einem Gast selbstbewusst erfolgt

Abschließender Begehungsgang

Ein Begehungsgang ist keine Formalität. Er ist die letzte Chance, noch etwas zu entdecken, das übersehen wurde.

• Eine Person durchläuft den gesamten Gästeweg, von der Ankunft bis zum Sitzplatz oder zur ersten Aktivität
• Jeder der oben genannten Checklistenpunkte wird auf Vollständigkeit überprüft
• Eventuelle Probleme in letzter Minute werden protokolliert und einer bestimmten Person zur Behebung zugewiesen, mit einer Frist vor Beginn der Veranstaltung
• Eine abschließende Go/No-Go-Entscheidung wird getroffen und dem gesamten Team mitgeteilt

Häufige Fehler, selbst bei erfahrenen Veranstaltern

• Die Kapazitätsgrenzen werden zwar mit dem Sicherheitspersonal abgeklärt, nicht aber mit dem Team am Eingang, das die Eintrittskarten entgegennimmt, sodass die Angaben am Veranstaltungstag nicht übereinstimmen
• Die Technik wird nach der Installation getestet, nicht jedoch erneut kurz vor Beginn der Veranstaltung, wenn sich die Bedingungen geändert haben
• Das Personal wird über seine Aufgaben informiert, jedoch nicht darüber, an wen es sich wenden soll, wenn etwas schiefgeht
• Der Durchlauf wird als reine Formalität betrachtet und nicht als letzte echte Überprüfung vor Eintreffen der Gäste

Jedes Mal alles richtig machen

Die Teams, die diese Phase richtig meistern, sind nicht diejenigen mit den längsten Checklisten. Es sind diejenigen, die diese Liste als lebendes Dokument behandeln, das bis zur Türöffnung immer wieder überprüft wird, wobei für jeden Punkt klare Verantwortlichkeiten festgelegt sind. Das ist oft der Unterschied zwischen einem reibungslosen Start und einem Chaos in den ersten zehn Minuten.

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