Wörter und Ausdrücke, die nur diejenigen kennen, die im Eventbereich arbeiten

Die Veranstaltungsbranche kann sich fast wie eine andere Welt anfühlen – bei all den Fachbegriffen und Redewendungen kommt es einem als Neuling fast so vor, als würde man eine neue Sprache lernen. Mit fast 10 Jahren Erfahrung in der Veranstaltungsbranche haben wir einiges gelernt und würden uns als „fließend“ in der Branche bezeichnen.

Wir haben einige der gängigsten Begriffe und Ausdrücke aus der Eventbranche zusammengestellt und mit ausführlichen Erklärungen versehen – lies weiter, um die Fachsprache zu lernen!

1. A/V

A/V – auch als „audiovisuell“ bezeichnet – bezieht sich auf Ton, Beleuchtung und Projektion, die bei einer Veranstaltung zum Einsatz kommen.

2. Airwalls

Dies ist ein Fachbegriff, der nur sehr selten verwendet wird. Im Wesentlichen handelt es sich um tragbare Paneele, die dazu dienen, Räume in kleinere private Bereiche zu unterteilen, die jedoch besser als Trennwände bekannt sind.

3. Attrition Rate

Dies ist die Anzahl der Personen, die am Veranstaltungstag nicht erschienen sind, geteilt durch die Anzahl der Personen, die sich für die Veranstaltung angemeldet haben.

4. Back of House

„Back of House“ bezieht sich auf Bereiche, die die Veranstaltungsteilnehmer bei der Veranstaltung nicht sehen – in der Regel sind dies Bereiche, die nur dem Personal vorbehalten sind.

5. BEO / PEO

Der „Banquet Event Order“ oder „Programme Execution Order“ sind Dokumente, die Veranstaltungsanweisungen und Logistik sowie alle für den Ablauf der Veranstaltung notwendigen Informationen enthalten.

6. Sperrdaten

Dies sind Termine im Laufe des Jahres, an denen Veranstaltungsorte wie Hotels aufgrund hoher Nachfrage in der Regel ausgebucht sind. Sperrdaten liegen meist um und während der Ferienzeiten.

7. Änderungsauftrag

Dies ist ein Dokument, das Veranstaltungsplaner an Veranstaltungsorte und Lieferanten übermitteln und das alle Änderungen an bestehenden Vereinbarungen in Bezug auf eine Veranstaltung festlegt.

8. Notfallplan

Ein Notfallplan wird auch als „Backup-Plan“ bezeichnet. Er wird von Veranstaltungsplanern im Voraus erstellt, um Abläufe festzulegen, falls der ursprüngliche Veranstaltungsplan geändert oder angepasst werden muss.

9. Kritischer Pfad / Zeitplan

Ein kritischer Pfad oder Zeitplan ist der detaillierte Ablaufplan einer Veranstaltung. Er enthält alle auszuführenden Aufgaben, die zuständigen Personen und die Fristen für die Durchführung der Veranstaltung.

10. DDR

Der Tages-Teilnehmerpreis ist der Preis, den der Veranstaltungsort pro Tag und Teilnehmer für eine Veranstaltung berechnet.

11. Besichtigungsreise

Auch als „Fam Trip“ bekannt – dies ist ein Besuch vor Ort für Branchenfachleute, um sich mit dem Veranstaltungsort, den Anbietern und Lieferanten vertraut zu machen.

12. I&D

I&D oder „Installation und Abbau“ bezieht sich auf den Auf- und Abbau der Veranstaltungsausrüstung.

13. Auf- und Abbau

Der Aufbau bezieht sich auf den Zeitraum für die Einrichtung der Veranstaltung, und der Abbau bezieht sich auf den Zeitraum für den Abbau der Veranstaltung und der Ausrüstung.

14. RFP

Eine Ausschreibung (Request for Proposal) ist ein Dokument, das ein Veranstaltungsplaner an Veranstaltungsanbieter weiterleitet und in dem er seine Spezifikationen und Anforderungen für die Veranstaltung darlegt, anhand derer der Anbieter entscheiden kann, ob er diese erfüllen kann oder nicht.