Große Indoor-Veranstaltungsorte wie die O2 Arena unterscheiden sich aufgrund ihrer Größe, Komplexität und der Vielzahl an beteiligten Komponenten von herkömmlichen Veranstaltungsräumen. Als eigens für diesen Zweck errichtete Veranstaltungsorte sind sie zwar speziell für die Durchführung groß angelegter Produktionen konzipiert, doch das macht den Ablauf nicht einfacher. Planung und Koordination sind entscheidend, wenn es darum geht, sicherzustellen, dass Veranstaltungen an solchen Orten von Anfang bis Ende reibungslos verlaufen.

Kundenbriefing und Planung

Die Planung ist ein wesentlicher Bestandteil der Veranstaltungsproduktion. Sie hilft, Zeitverschwendung zu reduzieren und Fehler im weiteren Verlauf zu vermeiden. Der erste Schritt besteht darin, die Art der Veranstaltung zu verstehen – ob es sich um ein Konzert, eine Firmenveranstaltung, eine Preisverleihung oder etwas ganz anderes handelt. Auf dieser Grundlage setzen die zuständigen Teams die kreative Vision in praktische Produktionsanforderungen um. Die frühzeitige Einbindung von Produktionsleitern, technischen Teams und Crew-Leitern stellt sicher, dass alles effizient geplant wird und – was besonders wichtig ist – dass das, was vorgeschlagen wird, am Veranstaltungsort auch tatsächlich umsetzbar ist. Erfahrene Event-Crews, die mit dem Veranstaltungsort vertraut sind, können in dieser Phase ebenfalls wertvolle Einblicke liefern und auf Veranstaltungsortvorschriften und betriebliche Einschränkungen hinweisen, die von Anfang an in den Planungsprozess einbezogen werden müssen.

Begehung vor Ort und technische Planung

Es ist wichtig, dass alle beteiligten Teams vor der Veranstaltung eine Begehung des Veranstaltungsortes durchführen, um den Raum vollständig zu verstehen und sich vorzustellen, wie alles aufgebaut wird und wo es platziert wird. Häufig hat das Veranstaltungsteam bereits zuvor an diesem Veranstaltungsort gearbeitet, was ein großer Vorteil ist, da Vorkenntnisse über den Standort die Entscheidungsfindung und Planung beschleunigen. Während des Besuchs identifiziert in der Regel ein leitendes Teammitglied oder der Produktionsleiter wichtige operative Elemente wie Aufhängepunkte, Anlieferungswege, Stromanschlüsse und Bereitstellungsbereiche. Dies stellt sicher, dass der Aufbau von Anfang an praktisch und effizient geplant wird. Einer der wichtigsten Aspekte dieser Phase ist die Durchführung von Risikobewertungen und die Planung von Gesundheits- und Sicherheitsmaßnahmen. Diese sind von entscheidender Bedeutung, um die Sicherheit aller Beteiligten in jeder Phase der Veranstaltungsproduktion und -durchführung zu gewährleisten. Die Koordination mit den Teams vor Ort ist zu diesem Zeitpunkt ebenfalls unerlässlich, um sicherzustellen, dass alle Anforderungen, Einschränkungen und Verfahren vollständig verstanden und in den Planungsprozess einbezogen werden.

Personalzuweisung und Spezialistenrollen

An dieser Stelle werden die Personalbedürfnisse aufgeschlüsselt, um festzulegen, welche Arten von Personal wann benötigt werden. Dazu gehören in der Regel allgemeines Personal, technisches Personal, Anlagenbediener sowie alle anderen für die Produktion erforderlichen Spezialistenrollen. Der Personaldienstleister plant daraufhin die Schichten und steuert den Personalfluss während der Aufbauphase, der Live-Veranstaltung und des Abbaus. So wird sichergestellt, dass die richtigen Personen zur richtigen Zeit am richtigen Ort sind, wodurch ein effizienter Produktionsablauf gewährleistet wird. An großen Veranstaltungsorten ist es unerlässlich, erfahrene Crew-Chefs einzuplanen, die sicher im Umgang mit größeren Teams sind und mit zahlreichen Kooperationspartnern zusammenarbeiten können. Eine starke Führung vor Ort trägt dazu bei, Struktur und Kommunikation während der gesamten Veranstaltung aufrechtzuerhalten. Auf dieser Ebene spielen auch Schulungen und Zertifizierungen eine wichtige Rolle, um sicherzustellen, dass alle Crewmitglieder qualifiziert sind, sicher und kompetent in einer stressigen Umgebung mit großem Veranstaltungsort zu arbeiten.

Aufbauphase

Sobald alles bis ins kleinste Detail geplant und organisiert ist, beginnt der Aufbau, oft unter Einhaltung straffer Zeitpläne des Veranstaltungsortes. In dieser Phase werden Bühne, Beleuchtung, Ton, Kulissen, Rigging und Dekoration von der Crew vor Ort installiert. Es handelt sich um einen hochgradig koordinierten Prozess, der auf präzisem Timing und Effizienz in allen Abteilungen beruht. Eine ständige und klare Kommunikation zwischen den Teams ist unerlässlich, um sicherzustellen, dass alles nach Plan verläuft. Sie ermöglicht zudem eine schnellere Unterstützung durch andere Abteilungen, falls Probleme auftreten, sodass sich die Produktion effizient an kurzfristige Änderungen anpassen kann, ohne den Gesamtzeitplan zu stören.

Technische Integration und Probe

Wie jeder Künstler weiß, ist eine Probe vor einem Auftritt unverzichtbar. Was jedoch manchmal übersehen wird, ist, dass Proben für die Crew und das gesamte Veranstaltungsteam genauso wichtig sind wie für die Künstler. Vor der Veranstaltung werden Soundchecks, Lichtprogrammierung und AV-Tests durchgeführt, um sicherzustellen, dass nach Beginn der Show alles reibungslos läuft. Eine enge Zusammenarbeit zwischen den Kreativteams und den technischen Mitarbeitern trägt dazu bei, dass alles genau so aussieht und funktioniert, wie es vorgesehen ist. Komplette Durchläufe und Cue-to-Cue-Proben bestätigen zudem, dass alle Elemente korrekt funktionieren und das Timing präzise ist, bevor die Show live geht. Abschließende Sicherheitschecks werden dann vor dem Einlass durchgeführt, um sicherzustellen, dass der Veranstaltungsort absolut sicher und sowohl für das Publikum als auch für die Künstler bereit ist.

Show-Ablauf

Die Show selbst ist der Teil jeder Veranstaltung, bei dem der Druck am größten ist. Sie erfordert eine hervorragende Koordination des Teams hinter den Kulissen in Echtzeit sowie präzises Bühnenmanagement und die exakte Umsetzung der Einsätze. Oftmals ist Problemlösung unter Druck erforderlich, da Live-Umgebungen unvorhersehbar sein können und Änderungen möglicherweise schnell vorgenommen werden müssen, ohne die Show, die Besucher oder die Darsteller zu stören. Die Aufrechterhaltung der Sicherheit und eines reibungslosen Ablaufs während der gesamten Live-Veranstaltung ist ebenfalls von entscheidender Bedeutung, um sicherzustellen, dass sowohl Darsteller als auch Publikum sicher sind, während die Produktion von Anfang bis Ende planmäßig verläuft.

Abbau und Ausladen

Am Ende der Veranstaltung muss alles abgebaut, verpackt und weggeräumt werden. Oft ist eine effiziente Abbau-Strategie erforderlich, um die strengen Umbauzeiten des Veranstaltungsortes einzuhalten, insbesondere in großen Veranstaltungsorten, in denen am nächsten Tag – oder sogar noch am selben Tag – eine völlig andere Veranstaltung mit einem anderen Team stattfinden kann. Die Abfallentsorgung ist in dieser Phase von entscheidender Bedeutung. Die Teams sollten stets sicherstellen, dass der Veranstaltungsort oder das Gelände genau so hinterlassen wird, wie es vorgefunden wurde, ohne dass Müll oder Materialien zurückbleiben. Die gesamte Ausrüstung muss an den vorgesehenen Ort zurückgebracht werden, sei es vor Ort oder außerhalb des Geländes, wobei sicherzustellen ist, dass alles ordnungsgemäß erfasst und gelagert wird. Auch die Berichterstattung nach der Veranstaltung und Feedback-Schleifen sind wichtig, damit die Teams die Leistung überprüfen, Verbesserungsmöglichkeiten identifizieren und die Prozesse für zukünftige Veranstaltungen optimieren können.

Die größten Herausforderungen bei der Produktion in großen Veranstaltungsorten

Große Veranstaltungsorte wie The O2 arbeiten in der Regel unter hohem Zeitdruck und mit festgelegten Zeitfenstern für den Zugang. Alle Teams und die gesamte Ausrüstung müssen bis zu einem bestimmten Zeitpunkt den Veranstaltungsort verlassen haben, ohne dass es zu Verzögerungen kommt, da dies direkte Auswirkungen auf andere im selben Veranstaltungsort geplante Veranstaltungen haben könnte. Bei Veranstaltungen dieser Größenordnung sind in der Regel mehrere Parteien beteiligt. Dazu gehören das Veranstaltungsort-Team, das Team vor Ort und der Sicherheitsdienst sowie der Auftraggeber und dessen weiteres Netzwerk aus Teams und Auftragnehmern. Diese reichen von allgemeinem Veranstaltungspersonal und technischem Personal bis hin zu Haar- und Make-up-Teams, Bühnenbildnern und natürlich den Künstlern und Gästen. Während dies für die meisten Veranstaltungen typisch ist, ist der Umfang in Veranstaltungsorten dieser Größe deutlich größer. Veranstaltungsorte wie dieser stellen zudem hohe technische Anforderungen und strenge Sicherheitsanforderungen. Aus diesem Grund kann die Bedeutung eines erfahrenen und anpassungsfähigen Teams nicht hoch genug eingeschätzt werden – es ist unerlässlich, um sicherzustellen, dass alles reibungslos, sicher und termingerecht abläuft.

Was zum Erfolg führt

Einer der wichtigsten Faktoren bei großen Veranstaltungsorten ist die Kommunikation. Aufgrund der Größe der Räumlichkeiten sind die Teams physisch weiter voneinander entfernt, was eine klare und konsistente Kommunikation unerlässlich macht. Walkie-Talkies sind vor Ort ein Standardwerkzeug, ebenso wie regelmäßige Absprachen zwischen den Abteilungen. An kleineren Veranstaltungsorten ist es oft möglich, einfach durch einen Blick durch den Raum zu sehen, was andere Teams tun oder ob jemand Hilfe benötigt. An größeren Veranstaltungsorten geht diese Übersicht verloren, was bedeutet, dass Teams bei der Kommunikation und Koordination untereinander weitaus proaktiver vorgehen müssen. Es ist zudem unerlässlich, über ein kompetentes und gut eingewiesenes Team zu verfügen, das Erfahrung mit der Arbeit in groß angelegten Umgebungen hat. Eine starke Führung vor Ort spielt eine Schlüsselrolle bei der Verwaltung von Verantwortlichkeiten, der schnellen Lösung von Problemen und der Aufrechterhaltung einer konsistenten Kommunikation zwischen allen Teams. Um Veranstaltungen an Veranstaltungsorten wie The O2 erfolgreich durchzuführen, ist eine hervorragende Vorbereitung entscheidend – aber ebenso wichtig ist die Fähigkeit, flexibel zu bleiben und sich am Tag der Veranstaltung bei Bedarf anzupassen.

Wenn Sie erfahrenes Personal für Veranstaltungen an großen Veranstaltungsorten benötigen, kontaktieren Sie uns.