Sechs Tipps für die Veranstaltungsplanung, damit Ihre Veranstaltung reibungslos verläuft

Wir bei Alpha Crew kennen die Eventbranche in- und auswendig. In den neun Jahren seit der Gründung von Alpha Crew haben wir bei unzähligen Festivals, Konzerten, Konferenzen und vielem mehr mitgewirkt und dabei sowohl zahlreiche Erfolge als auch einige weniger reibungslose Abläufe miterlebt.

Wir wissen, dass die Veranstaltungsplanung für Produzenten mit extrem hohem Druck verbunden ist, und unser Ziel ist es, sie so gut wie möglich zu unterstützen und einen Teil dieses Stresses abzubauen. Die Erfahrungen, die wir als Event-Crew gesammelt haben, sind von unschätzbarem Wert, und wir versuchen, in unserem Team eine Kultur der kontinuierlichen Verbesserung zu etablieren. Es sind diese wichtigen Erkenntnisse, die uns dazu veranlasst haben, diese sechs Prozesse zu entwickeln, um die Veranstaltungsproduktion für unsere Kunden zu optimieren.

1. Einen Vorsprung verschaffen

Wir wissen, dass die Veranstaltungsplanung stressig sein kann und sich Dinge oft bis in den letzten Moment ändern oder verzögern können. Um dem entgegenzuwirken, bemühen wir uns bei Alpha Crew bewusst, immer 10–15 Minuten vor der geplanten Zeit vor Ort zu sein. So sind wir startklar, sobald unser Kunde uns den Startschuss gibt, und können bei der Vorbereitung auf kurzfristige Änderungen oder Anpassungen helfen.

2. Zeitpläne und Ablaufpläne

Eine Anforderung, die wir an alle unsere Kunden stellen, ist, dass uns rechtzeitig vor der Veranstaltung ein detailliertes Briefing-Dokument zur Verfügung gestellt wird. Diese Informationen umfassen in der Regel, wie viele Tage der Aufbau dauern wird und wie viele Phasen der Auftrag umfasst. So können wir uns im Vorfeld bestmöglich vorbereiten, damit bei der praktischen Umsetzung jeder weiß, was wo, wann und von wem zu tun ist. Wir bitten unsere Kunden stets, uns so viele Informationen wie möglich zur Verfügung zu stellen, damit wir vor Ort effizienter arbeiten können.

3. Gute Kommunikation

Eine gute Kommunikation mit allen Beteiligten ist ein wesentlicher Bestandteil des Veranstaltungsmanagements. Bei allen Aufträgen unserer bevorzugten Lieferanten statten wir alle unsere Teammitglieder mit Walkie-Talkies aus, damit wir den ganzen Tag über in Kontakt bleiben können. Durch regelmäßige Kommunikation behalten wir den Überblick über eventuelle Probleme oder Änderungen und können diese schnell und effizient lösen.

4. Verantwortlichkeiten zuweisen

Die Delegation von Aufgaben ist wichtig, damit jede Aufgabe von der dafür am besten geeigneten Person erledigt wird und niemand überlastet ist. Bei jedem Auftrag haben unsere Teams einen leitenden Crew-Chef, der für das Team verantwortlich ist und alle Arbeiten sowie die spezifischen Aufgaben für diesen Auftrag überwacht. Bevor wir beginnen, hält das Team eine „Toolbox-Besprechung“ ab, in der die Fristen für jede einzelne Aufgabe festgelegt werden. Durch eine klare Struktur in Bezug auf Personal und Verantwortlichkeiten werden die Aufträge einfacher, effizienter und es macht Spaß, daran zu arbeiten.

5. Auf alles vorbereitet sein

Wir möchten sicherstellen, dass unsere Kunden wissen, dass wir bei jedem Auftrag, den wir übernehmen, auf alles vorbereitet sind. Jede Änderung oder jedes Problem können wir problemlos bewältigen und unseren Kunden die Gewissheit geben, dass ihre Aufgaben in den besten Händen sind. Eine Möglichkeit, dies sicherzustellen, besteht darin, unsere Teams mit unseren hauseigenen Alpha-Crew-Werkzeugsätzen auszustatten, die modernste Werkzeuge und Ausrüstung enthalten. Diese werden vor jedem Auftrag überprüft, damit das Team weiß, dass es alles hat, was es braucht, und jeder Herausforderung bestens vorbereitet begegnen kann.

6. COVID-Sicherheit

Ein wichtiger Prozess bei Alpha Crew, den wir aufgrund der Erfahrungen der letzten zwei Jahre eingeführt haben, ist die COVID-Sicherheit und das Bewusstsein dafür. Wir haben umfassend geschulte COVID-Beauftragte in unserem Team, die uns dabei helfen, unsere Arbeit und unsere Mitarbeiter zu überwachen, um sicherzustellen, dass alle und alles COVID-sicher sind und die richtigen Verfahren und Richtlinien befolgt werden. Indem wir sicherstellen, dass alle notwendigen Maßnahmen getroffen werden, laufen die Aufträge reibungsloser und sicherer ab.