Was passiert beim Auf- und Abbau einer Veranstaltung? Ein Blick hinter die Kulissen – ein zeitlicher Überblick

Die Gäste sehen nur die fertige Veranstaltung. Sie sehen weder die Arbeitstage vor dem Einlass noch die Stunden nach dem Ausklang, in denen alles wieder abgebaut wird. Diese Arbeit umfasst den Aufbau und den Abbau. Der Aufbau (manchmal auch 'Load-in' oder 'Set-up' genannt) verwandelt einen leeren Veranstaltungsort in einen funktionsfähigen Veranstaltungsraum. Beim Abbau (auch „Load-out“ genannt) wird alles wieder abgebaut und der Veranstaltungsort in seinen ursprünglichen Zustand zurückversetzt. Beide Vorgänge unterliegen einem engen Zeitplan, finden oft über Nacht statt und sind darauf angewiesen, dass die richtigen Mitarbeiter zur richtigen Zeit am richtigen Ort sind. So sieht ein typischer Auf- und Abbau Schritt für Schritt aus.

Vor dem Aufbau: Planung und Einweisung

Ein guter Aufbau beginnt bereits Wochen, bevor jemand vor Ort eintrifft. Das Produktionsteam stellt Grundrisse, Zeitpläne und Veranstaltungsort-Regeln zur Verfügung, und die Personalvermittlungsagentur ermittelt, wie viele Mitarbeiter für jede Phase benötigt werden und welche Qualifikationen sie mitbringen müssen.

Wichtige Details werden frühzeitig bestätigt:

• Zugangszeiten zum Veranstaltungsort, einschließlich etwaiger Sperrzeiten oder Lärmschutzvorschriften
• Ladezeiten und Fahrzeugbewegungen
• Gesundheits- und Sicherheitsvorschriften, einschließlich PSA und Einweisung vor Ort
• Ankunftszeiten für jede Crew-Schicht

Am Vortag erhalten die Crewmitglieder eine Einweisung mit der Adresse, der Ankunftszeit, dem Ansprechpartner vor Ort und einer Liste der mitzubringenden Gegenstände. Kleinigkeiten wie Parkmöglichkeiten oder der Ort der Anmeldung können am Veranstaltungstag eine Stunde Zeit kosten, wenn sie übersehen werden.

Der Aufbau: vom leeren Raum zum Veranstaltungsort

Aufbauten folgen in der Regel derselben Reihenfolge, da jede Phase von der vorherigen abhängt.

1. Ankunft und Einweisung. Die Crew meldet sich an, erhält eine Sicherheitseinweisung und wird vom Crew-Chef in Teams aufgeteilt.
2. Aushöhlen. Die LKWs werden an der Laderampe entladen und das Material an den benötigten Ort transportiert. Dies ist oft der körperlich anstrengendste Teil des Tages.
3. Aufbau und Konstruktionen. Alles, was hängt oder Gewicht trägt, wird zuerst montiert: Traversen, Beleuchtungsanlagen, Bühnen und alle großen Konstruktionen.
4. Technischer Aufbau. Beleuchtungs-, Ton- und Videoteams installieren und testen ihre Ausrüstung, wobei die Crew bei der Verlegung der Kabel und der Positionierung hilft.
5. Bühnenbild und Mobiliar. Stände, Kulissen, Branding, Möbel und Requisiten werden aufgestellt und in Szene gesetzt.
6. Abschließende Kontrollen und Aufräumen. Verpackungsmaterial und Abfall werden beseitigt, Laufwege überprüft und der Raum für die Proben übergeben.

Ein Aufbau kann bei einem kleinen Empfang einige Stunden dauern oder bei einer großen Ausstellung oder einem Festival mehrere Tage. Die Zeitpläne verschieben sich oft am Tag selbst, daher machen Mitarbeiter, die sich schnell anpassen können, einen echten Unterschied.

Während der Veranstaltung

Sobald die Türen geöffnet sind, bleiben einige Mitarbeiter vor Ort. Sie kümmern sich um den Umbau zwischen den Programmpunkten, räumen Möbel um, füllen Bereiche wieder auf und beheben alles, was Aufmerksamkeit erfordert. Wenn Sicherheit Teil des Auftrags ist, verwaltet das Team auch die Zugänge und sorgt für die Sicherheit der Gäste und der Ausrüstung.

Zu diesem Zeitpunkt wird auch der Abbauplan bestätigt, damit jeder weiß, in welcher Reihenfolge die Dinge abgebaut werden.

Der Abbau: Alles abbauen

Der Abbau beginnt in der Regel, sobald der letzte Gast gegangen ist, und verläuft schneller als der Aufbau. Die Veranstaltungsorte benötigen den Raum oft bis zu einer festgelegten Zeit zurück, sodass kaum Spielraum für Verzögerungen bleibt.

1. Den Boden freiräumen. Möbel, Requisiten und lose Gegenstände werden zuerst entfernt, um Platz für sicheres Arbeiten zu schaffen.
2. Das Set abbauen. Ständer, Branding und Kulissenelemente werden abgebaut und verpackt.
3. Technischer Abbau. Die AV-Teams bauen ihre Ausrüstung ab, während die Crew Kabel aufwickelt und Kisten verpackt.
4. Konstruktionen abbauen. Rigging, Traversen und Bühnenkonstruktionen werden zuletzt abgebaut, in umgekehrter Reihenfolge, wie sie aufgebaut wurden.
5. Verladung. Die Ausrüstung wird in der vereinbarten Reihenfolge auf LKWs verladen, damit sie einsatzbereit am nächsten Einsatzort oder im Lager ankommt.
6. Rückgabe des Veranstaltungsortes. Der Raum wird geräumt, überprüft und gemeinsam mit dem Veranstaltungsteam abgenommen.

Sorgfältiges Verpacken ist genauso wichtig wie Schnelligkeit. Beschädigte oder in den falschen LKW verpackte Ausrüstung kostet Zeit und Geld beim nächsten Auftrag.

Was für einen reibungslosen Auf- und Abbau sorgt

Die meisten Probleme vor Ort lassen sich auf drei Dinge zurückführen: unklare Pläne, zu wenig Personal oder Mitarbeiter, die ihre Arbeit nicht beherrschen. Um dies zu vermeiden, ist Folgendes erforderlich:

• Einen klaren Zeitplan, der allen im Voraus mitgeteilt wird
• Die richtige Anzahl an Mitarbeitern für jede Phase, einschließlich ausreichender Personalstärke für den Abbau
• Erfahrene Teamleiter, die die Teams auch bei Planänderungen am Laufen halten können
• Mitarbeiter, die die Veranstaltungsortregeln kennen und sicher arbeiten

Alpha Crew stellt erfahrene Veranstaltungspersonal für Auf- und Abbauarbeiten in ganz Großbritannien, Frankreich, Spanien, Deutschland und New York zur Verfügung. Um über Personal für Ihre nächste Veranstaltung zu sprechen, nehmen Sie Kontakt mit uns auf.